字节跳动优秀文档 8 大秘籍
# 1. 无从下手？很多时候是没「想清楚」
大多数情况，文档是工作的一种呈现方式。如果说文档写得好是「表」，那么「里」其实包含了两个层面的问题：
- 我们有没有想清楚？ - 「想清楚」是所有文档创作的前提。这考验着我们对这件事的思考是否深入、逻辑是否自洽、准备工作够不够扎实；
- 我们有没有把这件事讲清楚？ - 有没有展示读者关心的内容，且清晰易懂。
在平时的工作中，工作不是在已知中重复，而是不断闯过新的难关。所以如果你感到「无从下手」，不要太慌。试着定义清楚要解决什么问题、 收集资料、发散思考，再逐步收敛出结论或观点。
完成这一步，我们就可以开始考虑如何呈现和组织信息了。
# 2. 从「用户视角」出发
将文档视作「产品」一样打造。
从这个视角出发，读者无疑就是这个产品的「用户」。那么如何最快地转换视角呢？试试问自己三个问题：
- 我沟通的目标是什么？ - 以写一份「产品需求文档」举例，沟通目标就是「评审一次过」！那么文档写的内容，能不能帮助我达到目标？
- 我的「用户」都是谁？ - 结合文档的使用场景去看，例如一份双月汇报材料，读者往往包括：管理者 + 协作者 + 信息同步对象；
- ta 知道什么？ - 我清楚掌握 100% 的背景信息，但我的用户们知道多少？
- ta 想知道什么？ - 假想一下，如果只让对方提 3 个问题，ta 会问些什么？
能想清楚这些问题，我们大概率对于要在文档里「写什么」有把握了。
# 3. 用好的『结构』让读者理解你的思路
就像一篇文章，文档往往也包含开头、正文、结尾，三部分内容各有分工。在这样的大框架下，正文结构就像骨骼，将文档要表达的观点串起来。
我们将每个部分拆分开看：
- 开头： 好的开头让读者更快『代入』解决问题的情景。将背景、要解决什么问题、建议方案精简地总结在开头，让读者快速浏览后心理产生一个问号？紧接着我们在用正文解答读者的疑问；
- 正文：正文的划分维度就像预告片，为读者展现了你的解决思路。在实际操作中，建议每个部分结论先行，论据紧随，这也被称之为「金字塔结构」；
- 结尾：结尾主要起到「敲黑板画重点」的作用，加强读者对问题的理解，同时明确下一个阶段的动作。
# 4. 选择合适的「呈现形式」，突出重点
结构梳理清楚后，在具体的呈现形式上，也有方法可循：
- 借助图标
- 涉及到大量数据的，选择表格比打一堆文字更一目了然；
- 此外，还有甘特图、脑图、泳道图等不同的图形化表达方式，可以结合内容针对性选择；
- 通过加粗/标记颜色/斜体等方式高亮重点信息
- 高亮内容适用于总结句或者关键数据，建议大家克制使用，否则会模糊真正的重点。
不过，文档并不需要参与「选美」。选择合适的呈现形式更多是为了清晰传递信息，但不意味着我们需要「过度包装」，花费大量时间去美化和修饰。
# 5. 保持「精简」
敲下每个字都是心血，是在不知如何取舍？试试以下技巧：
- 不要假设读者「什么都不知道」：避免事无巨细，信息过载；
- 善于归纳总结：有理论指出，人的记忆条目是 7（±2）条，归类之后会减少人的记忆成本；
- 对自己残忍一些！：拿捏不准的时候，问自己一个问题：如果去掉这部分，是否会明显出现信息的减损？如果答案不是一个肯定的 Yes，那就是一个肯定的 No。
# 6. 「清晰」表达，别让读者猜
在语言的表述上，简而言之就是三个字：说人话！
各种黑话和高深词汇并不会让你的文档看起来高大上，对读者来说反而是一种负担。一个简单的参考标准是："新同学能读懂吗？"
在信息组织上，「不要让读者猜」也可以作为参考原则--读者看到第一句话产生的疑问，下一句话就给ta答案。
一个示例：如果在汇报中向 Leader 呈现"双月渗透率下贱"，那么 Leader 的心路历程和你要呈现的信息大概率会是这样：
- 哈，下降了多少？ - 5-6月 PC 端渗透率下降了 3%；
- 为什么下降了？ - 经过分析，下降原因主要是ABCD；
- 那有什么解决办法吗？ - 接下来我们准备通过 EFG 等办法来提升渗透。
# 7. 「细节」决定成败
文档写好，临门一脚！但先别急。不断进行自我审查对于打造一篇优秀的文档至关重要，这几个坑我们邀请你一起避开：
- 格式检查：并列呈现的信息要对齐，否则你的"房子"看起来会歪歪扭扭；
- 错字要细节检查：错别字、大小写、全角/半角标点、单位保持统一、数字小数点等等。
有时候，一个文档写得太久，容易深陷其中无法自拔。所以在最后关头可以发给几个同事共同检查，或许会带来意想不到的发现。
# 8. 保持输入，不断「迭代」
好的产品需要结合用户需求不断迭代，好的文档也是如此。
例如，从知识库、公司内网等渠道选择"优秀作品"临摹；先去看这些文档分成几个板块，每个板块包含哪些内容，作者背后的思考逻辑是什么。将这些能够启发自己的文档收藏起来。